Notă de informare generală

CUPRINS:

1. INTRODUCERE
2. TIPURILE DE DATE CU CARACTER PERSONAL PE CARE LE UTILIZĂM
3. SCOPURILE PRELUCRĂRILOR DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL
4. RETRAGEREA CONSIMȚĂMÂNTULUI DUMNEAVOASTRĂ
5. CUM UTILIZĂM DATELE PERSOANELOR CU CARE NU SUNTEM ÎN CONTACT DIRECT
6. CUI TRANSMITEM DATELE DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL
7. PĂSTRAREA ȘI PROTECȚIA DATELOR DUMNEAVOASTRĂ
8. DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ DE PERSOANĂ VIZATĂ
9. CUM NE ASIGURĂM CĂ DUMNEAVOASTRĂ SUNTEȚI PERSOANA LA CARE SE REFERĂ DATELE UTILIZATE DE NOI
10. VERSIUNILE ȘI ACTUALIZĂRILE ACESTEI NOTE DE INFORMARE
11. DETALII DE CONTACT

1. INTRODUCERE

Am inclus în această Secțiune informații generale despre noi și activitățile noastre în care utilizăm datele dumneavoastră cu caracter personal.
Ne angajăm să respectăm și să protejăm confidențialitatea dumneavoastră și a datelor și informațiilor care vă privesc pe care le utilizăm în activitatea noastră. Prin prezenta Notă de Informare (”Nota de Informare”) vă aducem la cunoștință informații cu privire la activitățile noastre în care utilizăm datele dumneavoastră cu caracter personal atunci când ne îndeplinim activitatea, potrivit cerințelor legislației aplicabile.

Această Notă de Informare a fost pregătită de CPL Concordia Filiala Cluj România S.R.L, o societate cu răspundere limitată, înființată și funcționând în conformitate cu legislația din România, cu sediul social în Siretului Nr. 24, Cluj-Napoca, județul Cluj, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J12/1801/2002, având cod unic de înregistrare 14895720 (în această Notă de Informare, “noi” sau “Societatea” sau “CPL Concordia”).

Această Notă de Informare conține informații legate de felul în care utilizăm datele cu caracter personal ale persoanelor cu care interacționăm în activitatea noastră, în general, scopul prelucrărilor de date pe care le efectuăm și drepturile persoanelor vizate în legătură cu aceste prelucrări; prin „prelucrare” de date avem în vedere orice utilizare a datelor cu caracter personal.

În această Notă de Informare am descris activitățile noastre de prelucrare de date cu caracter personal cu privire la toate categoriile de persoane cu care avem contact în orice formă, care pot include clienți curenți sau potențiali, reprezentanți sau angajați ai partenerilor noștri de afaceri și ai autorităților cu care interacționăm, vizitatori ai sediilor noastre sau ai website-ului nostru, persoane cu care interacționăm prin conturile noastre de rețele sociale, persoane care ne contactează pentru scopuri legate de activitatea noastră, de ex., pentru a ne transmite sesizări sau reclamații, sau alte categorii de persoane care intră în contact cu noi.

“Date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă, iar o persoană identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, prin referire la elemente precum nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale. În relația noastră, sunt date cu caracter personal datele de identificare, datele de contact sau datele privind prezența dvs. pe internet. Nu sunt date cu caracter personal informațiile generale, care nu fac legătura cu o persoană fizică anume, sau datele referitoare la o persoană juridică (de ex., o societate, o asociație sau o autoritate publică).

CPL Concordia este principalul responsabil, ca operator de date, pentru determinarea obiectivelor și mijloacelor de prelucrare a datelor dumneavoastră. Utilizăm datele și informațiile care se referă la dumneavoastră doar în legătură cu activitatea noastră și pentru interesele noastre, ca operator de date.

Obținem datele și informațiile care vă privesc direct de la dumneavoastră, în general. Este important ca datele și informațiile pe care ni le puneți la dispoziție să fie reale și curente și vă rugăm să actualizați datele și informațiile care se referă la dumneavoastră care nu sunt la zi. Nu ne putem asuma nicio răspundere pentru consecințe care rezultă din folosirea de date și informații incorecte primite de la dumneavoastră.

Utilizăm datele dvs. cu caracter personal numai cu justificări permise de lege și în limita permisă de lege, care pot consta în obligațiile noastre legale, interesele noastre legitime, consimțământul dumneavoastră sau executarea unui contract încheiat cu dumneavoastră. Am detaliat justificările pe care ne întemeiem activitățile de prelucrare de date în Secțiunea 3 (Scopurile Prelucrărilor Datelor Dumneavoastră Cu Caracter Personal) de mai jos. Când ne întemeiem prelucrarea de date pe interesele noastre legitime, ne asigurăm că facem acest lucru doar când considerăm că nu aducem atingere drepturilor și intereselor dvs.

Această Notă de Informare este întocmită de CPL Concordia în calitate de operator de date, în baza legislației privind protecția datelor aplicabilă în România, în special a art. 13-14 din Regulamentul 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește procesarea datelor personale și circulația liberă a acestora („GDPR”). Nota de Informare se completează cu termenii și condițiile aplicabile în relația noastră cu dvs., precum și cu alte documente de informare și/sau de natură contractuală care vă sunt comunicate.

Dacă sunteți client, trebuie să știți că această Notă de Informare include doar informații generale despre interacțiunea cu dumneavoastră. Pentru detalii specifice cu privire la activitățile în care utilizăm datele dumneavoastră în calitatea dvs. de client al nostru, obiectivele pe care le urmărim, tipurile de date folosite și justificările noastre, sau informații specifice privind termenele de păstrare a datelor dvs., vă rugăm să consultați suplimentul de notă de informare disponibil aici: https://stage3.studiocampaner.ro/politica-de-confidentialitate/informarea-clientilor/.

În cazul în care doriți mai multe detalii cu privire la standardele pe care le aplicăm în legătură cu activitatea noastră de prelucrare a datelor dvs. sau daca aveți comentarii sau întrebări cu privire la această Notă de Informare, vă rugăm să ne contactați la datele de contact din Secțiunea 11 (Detalii de contact) de mai jos.

 2. TIPURILE DE DATE CU CARACTER PERSONAL PE CARE LE UTILIZĂM

Putem prelucra informații cu caracter personal despre dumneavoastră și despre persoanele aflate în întreținerea dumneavoastră sau în relații apropiate cu dumneavoastră, cu beneficiari, colegi și alte persoane fizice ale căror date ne sunt furnizate de dumneavoastră.

Tipurile de date referitoare la dumneavoastră pe care le putem utiliza în activitatea noastră includ, în principal, următoarele categorii:

• Date de identificare (de ex., nume, sex, imagine, codul numeric personal, date din actele de identitate, cetățenie, semnătură).
  Date de contact (de ex., adresa de domiciliu și de serviciu, adresă e-mail, numere de telefon, datele de contact în caz de urgență).
• Informații personale (de ex., data nașterii, vârstă, stare civilă, date de reședință, relații personale, informații despre alți membri ai gospodăriei, voce, semnătură, meserie/ profesie, angajator, poziție/ titlu, etc.).
• Date de consum de energie (de ex., adresa locului de consum, date privind consumul de energie, informații privind echipamentele și instalațiile de consum, datele reviziilor și verificărilor tehnice periodice, programul de consum de energie, notificările privind consumul, informații privind furnizorul dvs. de gaze naturale, informații privind servicii conexe pe care vi le furnizăm sau de care beneficiați, etc.).
• Date financiare (de ex., date de facturare precum conturi bancare, numere de carduri bancare, date privind tranzacții financiare, numere de facturi, datele emiterii și scadenței, date privind proprietățile dvs., datorii, date privind polițe de asigurare, etc.).
• Date de monitorizare (de ex., fotografii și alte informații audio sau imagini obținute prin sistemele noastre de monitorizare video de la sediile noastre).
• Date de activitate electronică (de ex., adrese IP, cookie-uri, nume de utilizator și parolă, data și ora conectării, echipamentul utilizat pentru conectare, sistemul de operare utilizat pe echipament, date de localizare, informații privind utilizarea website-urilor, portalului CPL Concordia și a altor resurse electronice și online ale noastre, contacte sociale, etc.).
• Date de interacțiune (de ex., date privind solicitările dvs., plângerile și reclamațiile dvs. și interacțiunea cu dvs., date privind lucrările dvs. legate de consumul de gaze naturale, date privind documentația pe care ne-o furnizați în vederea aprobării cererilor de racordare, etc.).
• Date profesionale (de ex., date privind locul de muncă, angajator, titlu sau poziție, meserie și specializare, calificări și certificări, locul de desfășurare a activității profesionale, condițiile de efectuare a muncii, informații privind instructajul de sănătate și securitate în muncă, informații despre organizarea muncii dvs., etc.).

În cazuri foarte limitate și, de obicei, doar în măsura în care ni le puneți la dispoziție, putem folosi, de asemenea, și alte tipuri de date și informații care se referă la dumneavoastră, care pot include date de natură sensibilă referitoare la dvs. Aceste date și informații pot consta în informații privind starea dvs. de sănătate sau cea a altor persoane din gospodăria sau din întreținerea dvs. Vom utiliza aceste informații numai în scopuri limitate, constând de obicei în gestionarea solicitărilor sau sesizărilor dvs. Nu utilizăm în activitatea noastră date genetice, date biometrice în scopul identificării unice, informații privind apartenența dvs. la un sindicat, informații despre viața dvs. sexuală, informații despre originea rasială sau etnică sau despre credințele dvs. filosofice sau religioase.

3. SCOPURILE PRELUCRĂRILOR DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

Colectăm, utilizăm, dezvăluim, prelucrăm, monitorizăm și păstrăm datele dvs. cu caracter personal numai dacă ne este permis de lege. Prelucrăm datele dvs. în principal în legătură cu activitățile noastre de distribuție și furnizare de gaze naturale, precum și pentru îndeplinirea obligațiilor noastre legale legate de activitatea noastră.

Vă rugăm să consultați paragrafele de mai jos în funcție de categoria de persoană vizată în care vă aflați. În fiecare paragraf am inclus informații specifice cu privire la scopurile urmărite de noi, la categoriile de date pe care le putem utiliza în baza acestora și la motivele sau temeiurile legale pe baza cărora prelucrăm datele dvs. cu caracter personal. Dacă vă sunt necesare clarificări sau alte informații privind activitățile noastre în care utilizăm datele dvs., vă rugăm să ne contactați la datele de contact din Secțiunea 11 (Detalii de contact) de mai jos.

a. Dacă sunteți sau doriți să deveniți clientul nostru

Vom folosi datele și informațiile pe care ni le puneți la dispoziție dumneavoastră sau pe care le obținem în cursul relației noastre contractuale în principal pentru a vă oferi serviciile noastre de distribuție și furnizare de gaze naturale sau pentru a da curs solicitărilor dvs. legate de activitatea noastră.

Pentru o descriere detaliată a activităților noastre în acest sens, vă rugăm să consultați suplimentul de notă de informare disponibil aici: https://stage3.studiocampaner.ro/politica-de-confidentialitate/informarea-clientilor/ .

b. Dacă sunteți proprietarul unor terenuri unde sunt amplasate conductele noastre de distribuție de gaze naturale sau alte categorii similare de terțe persoane

În aceste cazuri, vom utiliza date și informații care se referă la dumneavoastră potrivit celor descrise în continuare:

Scopurile prelucrărilor de date	Temeiuri juridice aplicabile	Categorii de date utilizate
Obținerea, analiza și păstrarea de informații care vă privesc privind solicitările de racordare primite de la potențiali clienți care implică efectuarea de lucrări pe terenurile dumneavoastră și emiterea de studii tehnico-economice și de analize de rentabilitate a investițiilor noastre	Interesele noastre legitime de a da curs solicitărilor de racordare primite de la potențiali clienți (art. 6.1 (f), GDPR) Obligațiile noastre legale de a da curs solicitărilor de racordare și de efectuare de lucrări privind rețelele noastre de distribuție (art. 6.1 (c), GDPR)	Date de identificare Informații personale Date financiare
Încheierea de convenții de uz și servitute cu proprietarii terenurilor aservite pentru efectuarea lucrărilor de racordare la sistemul nostru de distribuție; identificarea dumneavoastră ca proprietar sau beneficiar ale terenurilor aservite în extrasele de carte funciară sau în evidențele noastre	Interesele noastre legitime de a da curs solicitărilor de racordare primite de la potențiali clienți (art. 6.1 (f), GDPR) Efectuarea de pași premergători încheierii convențiilor de uz și servitute (art. 6.1 (b), GDPR)	Date de identificare Informații personale Date financiare
Proiectarea racordărilor, emiterea de soluții de racordare și efectuarea/ coordonarea lucrărilor de racordare pe terenurile dumneavoastră	Interesele noastre legitime de a da curs solicitărilor de racordare primite de la potențiali clienți (art. 6.1 (f), GDPR)	Date de identificare Informații personale  Date financiare

c. Dacă sunteți reprezentant sau angajat al unei societăți cu care avem o relație de afaceri (precum furnizori de gaze naturale, furnizorii noștri de servicii, alți parteneri de afaceri)

În aceste cazuri, vom utiliza date și informații care se referă la dumneavoastră potrivit celor descrise în continuare:

Scopurile prelucrărilor de date	Temeiuri juridice aplicabile	Categorii de date utilizate
Gestiunea raporturilor noastre contractuale cu angajatorii dvs. (în calitatea acestora de parteneri de afaceri, inclusiv furnizori de servicii ai CPL Concordia)	Interesele noastre legitime de a încheia și executa contractele încheiate de CPL Concordia cu angajatorul dvs. (art. 6.1 (f), GDPR)	Date de identificare Date profesionale  Date de contact Semnătură
Selecția, negocierea și încheierea de contracte cu angajatorii dvs.	Interesele noastre legitime de a încheia și executa contractele încheiate de CPL Concordia cu angajatorul dvs. (art. 6.1 (f), GDPR)	Date de identificare Date profesionale  Date de contact Semnătură
Interacțiunea și comunicarea cu dumneavoastră	Interesele noastre legitime de a încheia și executa contractele încheiate de CPL Concordia cu angajatorul dvs. (art. 6.1 (f), GDPR)	Date de identificare Date profesionale Date de contact
Emiterea și gestiunea procesului de facturare și de efectuare și urmărire a plăților și încasărilor legate de activitatea noastră către sau de la angajatorul dvs.	Interesele noastre legitime de a încheia și executa contractele încheiate de CPL Concordia cu angajatorul dvs. (art. 6.1 (f), GDPR)	Date de identificare Date profesionale Date de contact
Informarea furnizorilor de gaze naturale cu privire la întreruperile programate a distribuției de gaze naturale	Interesele noastre legitime de a încheia și executa contractele încheiate de CPL Concordia cu angajatorul dvs. (art. 6.1 (f), GDPR)	Date de identificare Date profesionale Date de contact
Gestiunea și urmărirea efectuării de lucrări în rețelele noastre de distribuție de gaze naturale	Interesele noastre legitime de a încheia și executa contractele încheiate de CPL Concordia cu angajatorul dvs. (art. 6.1 (f), GDPR)	Date de identificare Date profesionale Date de contact

d. Dacă sunteți reprezentant sau angajat al unei autorități publice cu care interacționăm în activitatea noastră

În aceste cazuri, vom utiliza date și informații care se referă la dumneavoastră potrivit celor descrise în continuare:

Scopurile prelucrărilor de date	Temeiuri juridice aplicabile	Categorii de date utilizate
Gestionarea raporturilor noastre cu autoritățile publice pe care le reprezentați sau al căror angajat sunteți în legătură cu îndeplinirea activităților noastre sau ca reprezentanți ai angajaților noștri în legătură cu certificările și calificările lor	Interesele noastre legitime de a ne îndeplini activitatea cu respectarea cerințelor legale aplicabile, respectiv de a reprezenta angajații noștri pentru obținerea de certificări și calificări necesare îndeplinirii activității lor (art. 6.1 (f), GDPR)	Date de identificare Date de contact  Date profesionale  Semnătură
Întocmirea și transmiterea de declarații, situații, rapoarte sau orice alte obligatorii potrivit legii privind activitatea noastră	Interesele noastre legitime de a ne îndeplini activitatea cu respectarea cerințelor legale aplicabile (art. 6.1 (f), GDPR)	Date de identificare Date de contact  Date profesionale
Furnizarea de răspunsuri la solicitările dumneavoastră (efectuate în numele autorităților pe care le reprezentați)	Obligațiile noastre legale (art. 6.1 (c), GDPR)	Date de identificare Date profesionale Date de contact Semnătură

e. Dacă sunteți un consultant sau colaborator persoană fizică al CPL Concordia

În aceste cazuri, vom utiliza date și informații care se referă la dumneavoastră potrivit celor descrise în continuare:

Scopurile prelucrărilor de date	Temeiuri juridice aplicabile	Categorii de date utilizate
Gestiunea raporturilor noastre contractuale cu dvs. (în calitatea dvs. de partener de afaceri, inclusiv furnizor de servicii ai CPL Concordia)	Executarea contractelor noastre cu dvs. (art. 6.1 (b), GDPR)	Date de identificare Date profesionale  Date de contact Date financiare Semnătură
Selecția, negocierea și încheierea de contracte cu dvs.	Efectuarea de pași premergători încheierii contractelor noastre cu dvs. (art. 6.1 (b), GDPR)	Date de identificare Date profesionale  Date de contact Date financiare Semnătură
Interacțiunea și comunicarea cu dumneavoastră	Executarea contractelor noastre cu dvs. (art. 6.1 (b), GDPR)	Date de identificare Date profesionale Date de contact
Emiterea și gestiunea procesului de facturare și de efectuare și urmărire a plăților și încasărilor legate de activitatea noastră către sau de la dvs.	Executarea contractelor noastre cu dvs. (art. 6.1 (b), GDPR)	Date de identificare Date profesionale Date de contact
Gestiunea și urmărirea efectuării de lucrări în rețelele noastre de distribuție de gaze naturale (când aveți calitatea de furnizor de servicii al CPL Concordia în legătură cu aceste lucrări)	Executarea contractelor noastre cu dvs. (art. 6.1 (b), GDPR)	Date de identificare Date profesionale Date de contact

f. Dacă vizitați sediile noastre

În aceste cazuri, vom utiliza date și informații care se referă la dumneavoastră potrivit celor descrise în continuare:

Scopurile prelucrărilor de date	Temeiuri juridice aplicabile	Categorii de date utilizate
Gestiunea securității clădirilor, bunurilor și persoanelor din incintele sediilor CPL Concordia	Interesele noastre legitime de a asigura securitatea clădirilor, bunurilor și persoanelor aflate în sediile noastre (art. 6.1 (f), GDPR)	Date de identificare  Date profesionale  Date de monitorizare
Efectuarea instructajelor obligatorii de sănătate și securitate în muncă și păstrarea fișelor de instructaj întocmite (atunci când efectuați o activitate profesională în incinta unuia dintre sediile noastre sau altfel când prevede legea ca obligatoriu)	Obligațiile noastre legale (art. 6.1 (c), GDPR)	Date de identificare Date profesionale

g. Dacă vizitați website-ul nostru www.cplconcordia.ro sau portalul nostru online https://contulmeu.cplconcordia.ro (fără să vă conectați la contul dvs. de client)

În aceste cazuri, vom utiliza date și informații care se referă la dumneavoastră potrivit celor descrise în continuare:

Scopurile prelucrărilor de date	Temeiuri juridice aplicabile	Categorii de date utilizate
Furnizarea website-ului nostru www.cplconcordia.ro și a portalului nostru online; asigurarea funcționalității și securității acestora	Interesele noastre legitime de a furniza website-ul și portalul noastre pentru acces public, în vederea punerii la dispoziție de modalități de obținere de informații privind activitatea noastră și de contact cu noi, inclusiv prin cookies necesare pentru funcționarea website-ului și a portalului noastre (art. 6.1 (f), GDPR)   Consimțământul dvs. în legătură cu prelucrările de date efectuate prin cookies funcționale, de performanță și analitice (art. 6.1 (a), GDPR)	Date de activitate electronică  Date de contact
Contactul cu dvs. prin formularele de contact din website-ul nostru www.cplconcordia.ro	Consimțământul dvs. cu privire la datele și informațiile incluse în formularul de contact (art. 6.1 (a), GDPR)	Date de contact Orice informații ne transmiteți prin formularul de contact
Monitorizarea traficului pe website-ul nostru www.cplconcordia.ro și pe portalul nostru online; păstrarea de jurnale tehnice de acces (logs) la acestea; îmbunătățirea funcționalităților website-ului și portalului noastre	Interesele noastre legitime de a oferi un website, respectiv un portal online corespunzătoare nevoilor utilizatorilor acestuia (art. 6.1 (f), GDPR)  Consimțământul dvs. în legătură cu prelucrările de date efectuate prin cookies funcționale, de performanță sau analitice (art. 6.1 (a), GDPR)	Date de activitate electronică  Date de contact

h. Dacă ne transmiteți o solicitare, plângere sau reclamație sau aveți o pretenție împotriva noastră fără a fi clientul sau angajatul nostru

În aceste cazuri, vom utiliza date și informații care se referă la dumneavoastră potrivit celor descrise în continuare:

Scopurile prelucrărilor de date	Temeiuri juridice aplicabile	Categorii de date utilizate
Gestiunea solicitărilor, sesizărilor, plângerilor și reclamațiilor dvs. (indiferent de forma prin care ni le transmiteți)	Interesele noastre legitime de a asigura recepția, încadrarea, pregătirea și transmiterea răspunsurilor la solicitările, sesizările, plângerile și reclamațiile dvs. (art. 6.1 (f), GDPR)	Date de identificare Date profesionale  Informații personale Date financiare Date de activitate electronică (pentru solicitările, sesizările, plângerile și reclamațiile transmise prin website și portal)  Orice alte date cu caracter personal pe care ni le transmiteți prin solicitarea, sesizarea, plângerea sau reclamația dvs.
Cercetarea și soluționarea accidentelor de muncă în care puteți fi implicat (ca parte terță, respectiv fără a fi angajatul nostru)	Obligațiile noastre legale (art. 6.1 (c), GDPR)	Date de identificare Date profesionale Informații personale  Orice alte date și informații (în special, date de sănătate) care pot fi relevante pentru investigarea și gestionarea accidentului de muncă

i. Dacă sunteți în oricare dintre categoriile de mai sus

În aceste cazuri, vom utiliza date și informații care se referă la dumneavoastră potrivit celor descrise în continuare:

Scopurile prelucrărilor de date	Temeiuri juridice aplicabile	Categorii de date utilizate
Pregătirea de răspunsuri la solicitări ale autorităților publice sau, în general, când avem o obligație legală*	Obligațiile noastre legale (art. 6.1 (c), GDPR)	Date de identificare Date profesionale  Informații personale Date privind istoricul carierei și educația Date financiare Date privind membrii de familie Date privind echipamentele CODA pe care le folosești Date IT Imagine, voce  Cazier judiciar
Protecția drepturilor și intereselor noastre sau ale altor persoane	Interesele noastre legitime de a ne proteja drepturile și interesele (inclusiv în instanță sau în fața unor autorități publice) (art. 6.1 (f), GDPR)	Date de identificare Date profesionale Date financiare Orice alte date cu caracter personal relevante pentru activitățile pe care le efectuăm pentru asigurarea protecției drepturilor noastre
Realizarea unor tranzacții sau restructurări	Interesele noastre legitime de a ne implica în tranzacții și operațiuni precum restructurări corporative (art. 6.1 (f), GDPR)  Obligațiile noastre legale (de ex., legate de efectuarea de transferuri de portofolii) (art. 6.1 (c), GDPR)	Date de identificare Date profesionale  Orice alte date cu caracter personal necesare în legătură cu tranzacțiile sau restructurările pe care le efectuăm

*În toate aceste situații, însă, vom transmite autorităților publice doar datele și informațiile referitoare la dumneavoastră la care ne obligă legea, cu verificarea temeiurilor oricăror asemenea solicitări primite de la autorități.

4. RETRAGEREA CONSIMȚĂMÂNTULUI DUMNEAVOASTRĂ

Vă puteți retrage oricând consimțământul în cazurile limitate în care prelucrăm datele dvs. cu caracter personal pe acest temei, așa cum rezultă din tabelele din Secțiunea 3 (Scopurile Prelucrărilor Datelor Dumneavoastră Cu Caracter Personal) de mai jos. Nu vom mai utiliza datele respective din momentul în care luăm la cunoștință de retragerea consimțământului dvs. Activitățile noastre efectuate înainte de retragerea consimțământului vor rămâne însă în vigoare. Vom putea însă da curs oricărei solicitări de ștergere de date, imagini și înregistrări prelucrate de noi pe baza consimțământului dvs., în condițiile legale, dacă veți dori acest lucru.

Vă veți putea retrage consimțământul pentru utilizarea datelor și informațiilor dvs. de către noi scriindu-ne la adresa sediului nostru din România, Cluj-Napoca, Str. Siretului nr. 24, 400394, sau la email protectiadatelor@cplconcordia.ro.

Dacă vom avea nevoie de orice clarificări din partea dvs. pentru a opera retragerea consimțământului dvs., vi le vom solicita la acel moment.

5. CUM UTILIZĂM DATELE PERSOANELOR CU CARE NU SUNTEM ÎN CONTACT DIRECT

Când ne transmiteți datele unei alte persoane, cu care noi nu intrăm în raport direct, de ex., datele unui membru al familiei dvs., ne așteptăm că ați informat acea persoană asupra faptului că ne transmiteți datele sale sau că reprezentați acea persoană (de ex., ca părinte sau împuternicit cu procură). În cazul în care acea persoană are nevoie de detalii privind modul în care utilizăm datele sale, ne așteptăm că îi veți transmite această Notă de Informare sau că o veți pune în contact cu noi pentru a-i oferi clarificările necesare. De asemenea, în cazul în care vom intra în contact direct cu aceste persoane, de ex., pentru a le solicita consimțământul pentru utilizarea datelor lor, atunci când acesta e necesar, ne vom asigura că le transmitem această Notă de Informare.

6. CUI TRANSMITEM DATELE DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

Când transmitem datele dvs. cu caracter personal intern sau către furnizori de servicii, parteneri de afaceri sau autorități, sau către orice terți, în general, ne vom asigura că transmitem către aceștia doar acele informații strict necesare pentru îndeplinirea obiectivelor urmărite prin contractarea terțului respectiv. În cazul în care informațiile ne sunt cerute ca urmare a unei obligații legale, vom pune la dispoziția autorităților sau altor terți doar acele informații care sunt cerute potrivit legii aplicabile, după verificarea temeiului solicitării respective.

Datele dvs. cu caracter personal vor fi accesibile, ca regulă, pentru departamentele noastre interne pentru îndeplinirea sarcinilor lor de serviciu. Ne vom asigura că datele dvs. sunt disponibile doar angajaților noștri care au nevoie să aibă acces la datele dvs. pentru a-și îndeplini activitatea.

De asemenea, transmitem datele dvs. cu caracter personal către clienții și partenerii noștri sau către autorități publice, în general. Destinatarii datelor dvs. pot include furnizorii noștri de servicii precum furnizorii de servicii contabile și de salarizare, furnizori de servicii IT, furnizori de servicii de comunicare și de alte servicii online, consultanți, avocați, colaboratori, etc. În general, limităm utilizarea datelor dvs. de către aceștia la scopuri specifice, inclusiv prin prevederi contractuale în acest sens.

Permitem accesul la datele dvs. cu caracter personal doar celor care folosesc datele pentru a-și îndeplini sarcinile și îndatoririle față de noi, precum și terților care au un scop legitim de a le accesa, precum obligații sau prerogative legale. Ori de câte ori permitem unei terțe părți să acceseze datele dvs. cu caracter personal, vom pune în aplicare măsuri adecvate pentru a ne asigura că acestea sunt utilizate într-un mod conform cu această Notă de Informare și că securitatea și confidențialitatea datelor sunt asigurate.

Transmitem datele dvs. doar către persoane și entități care ne furnizează servicii și care prezintă garanții suficiente în legătură cu felul în care gestionează datele și informațiile pe care li le punem la dispoziție, sub rezerva unor obligații de confidențialitate și securitate privind datele și informațiile dvs. cel puțin la nivelul celor aplicabile în CPL Concordia. Nu vindem datele dvs. și nu le punem la dispoziția cuiva pentru activități care nu au legătură cu obiectivele și activitățile noastre.

De asemenea, transmitem diverse documente care includ datele dvs. către autorități publice, precum declarații de impunere (către autorități fiscale), sau la solicitarea acestora (de ex., ANAF, instanțe de judecată, etc.), în general pe baza obligațiilor noastre legale în acest sens.

Transmitem anumite date cu caracter personal către clienți și companii afiliate nouă, precum și către terți furnizori de servicii sau produse din interiorul sau din afara României. Ca regulă, nu transmitem date și informații care se referă la dvs. în afara Uniunii Europene sau Spațiului Economic European. În cazul în care va fi necesar să exportăm datele dvs. cu caracter personal în afara Uniunii Europene sau Spațiului Economic European, vom lua măsuri pentru a ne asigura că aceste transferuri de date sunt conforme cu legile aplicabile și că datele dvs. vor fi protejate la standarde ridicate, conforme cu legislația aplicabilă. De exemplu, dacă transferăm informații personale din România sau, în general, din Spațiul Economic European către o țară din afara acestuia, cum ar fi Statele Unite ale Americii, ne vom baza pe deciziile de adecvare aplicabile sau vom implementa soluții adecvate de export de date, cum ar fi încheierea unor clauze contractuale standard UE cu importatorul de date și aplicarea unor garanții pentru a asigura un nivel adecvat de protecție a datelor în conformitate cu legislația UE.

7. PĂSTRAREA ȘI PROTECȚIA DATELOR DUMNEAVOASTRĂ

Păstrăm și utilizăm datele dvs. numai cât timp ne sunt necesare pentru îndeplinirea activităților noastre. De obicei, aceasta înseamnă perioada raporturilor noastre contractuale cu angajatorul dvs., sau perioada în care gestionăm o situație împreună cu dumneavoastră, precum și o perioadă ulterioară scurtă. Putem utiliza datele dvs., însă, și ulterior, de ex., pentru a răspunde solicitărilor sau reclamațiilor dvs. sau pentru a ne proteja drepturile și interesele.

În unele cazuri, legea ne obligă să păstrăm anumite informații și date care includ datele dvs. pentru perioade legale de păstrare, care sunt în general stabilite în scopuri de arhivare și păstrare de documente; avem în vedere, de ex., termenul de 5 ani de păstrare a documentației financiar-contabile.

Este posibil să fim nevoiți să păstrăm unele date și informații referitoare la dumneavoastră pentru a ne susține și proteja interesele proprii, însă nu vom face aceasta pentru mai mult de 3 ani de la încetarea raporturilor dintre noi sau interacțiunii cu dumneavoastră, dacă nu sunt aplicabile alte termene de păstrare a datelor.

La expirarea perioadelor de păstrare a datelor sau la solicitarea dvs., dacă nu avem justificări pentru a păstra datele în continuare, vom șterge datele dumneavoastră.

Luăm măsuri rezonabile și adecvate pentru a proteja confidențialitatea, integritatea, disponibilitatea și rezistența datelor dumneavoastră cu caracter personal față de abuzuri, pierderi sau acces neautorizat. Facem acest lucru implementând o serie de măsuri tehnice și organizaționale pe care le considerăm adecvate față de prelucrările de date pe care le efectuăm, precum (fără limitare) limitarea accesului la date pentru personalul nostru, autentificarea în sistemele și pe stațiile noastre de lucru pe bază de utilizator unic și parolă individuală confidențială, firewall și programe antivirus la zi, criptare, testare și evaluare periodice a sistemelor noastre, etc.

In ceea ce privește securitatea sistemelor noastre IT, am implementat măsuri de securitate adecvate, conforme cu standardele de securitate aplicabile nouă ca operatori de servicii esențiale, conform reglementărilor aplicabile, care au drept rol inclusiv protecția datelor dvs. Avem de asemenea în aplicare măsuri de reacție promptă în cazul oricărei suspectări de încălcare a securității datelor pe care le utilizăm în activitatea noastră. Am pus la punct, de asemenea, și măsuri de securitate fizică privind sediul nostru și locațiile în care ne desfășurăm activitatea, a căror respectare o urmărim cu strictețe.

În cazul în care suspectați orice utilizare abuzivă sau pierdere sau acces neautorizat la informațiile dumneavoastră personale, vă rugăm să ne anunțați imediat la protectiadatelor@cplconcordia.ro.

8. DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ DE PERSOANĂ VIZATĂ

Conform legii aplicabile, beneficiați de următoarele drepturi legate de utilizarea de către noi a datelor dvs. cu caracter personal:

• Dreptul de acces: puteți obține de la noi confirmarea că prelucrăm datele dvs. cu caracter personal, precum și informații privind specificul prelucrării, cum ar fi: scopul, categoriile de date cu caracter personal prelucrate, destinatarii datelor, perioada pentru care datele sunt păstrate, existența dreptului de rectificare, ștergere sau restricționare a prelucrării. Acest drept vă permite să obțineți gratuit o copie a datelor cu caracter personal prelucrate de noi, precum și, contra cost, copii suplimentare.
• Dreptul la rectificarea datelor: ne puteți solicita să modificăm datele dvs. cu caracter personal incorecte ori, după caz, să completăm datele care sunt incomplete.
• Dreptul la ștergere: puteți solicita ștergerea datelor dvs. cu caracter personal atunci când: (i) acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care le-am colectat și le utilizăm; (ii) v-ați retras consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal și noi nu le mai putem utiliza pe baza altor temeiuri legale; (iii) datele cu caracter personal sunt prelucrate într-un mod contrar legii; respectiv (iv) datele cu caracter personal trebuie șterse conform legislației relevante (de ex., la expirarea unui termen de păstrare legal).
• Retragerea consimțământului: vă puteți retrage oricând consimțământul cu privire la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal, când e cazul, fără însă ca aceasta să afecteze în vreun fel prelucrările realizate anterior retragerii.
• Dreptul de opoziție: vă puteți opune oricând prelucrărilor bazate pe interesele noastre legitime prezentându-ne motive care țin de situația dvs. specifică. Pentru detalii cu privire la prelucrările pe care le realizăm în interes legitim, puteți consulta Secțiunea 3 (Scopurile Prelucrărilor Datelor Dumneavoastră Cu Caracter Personal) de mai sus.
• Restricționarea prelucrărilor de date: puteți solicita restricționarea prelucrării datelor dvs. cu caracter personal de către CPL Concordia dacă: (i) contestați corectitudinea datelor dvs. cu caracter personal pe care le utilizăm, pentru o perioadă care ne permite să verificăm exactitatea datelor în cauză; (ii) prelucrarea este ilegală, iar dumneavoastră vă opuneți ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor; (iii) datele nu ne mai sunt necesare prelucrării, dar ni le solicitați pentru o acțiune în instanță; respectiv (iv) în cazul în care v-ați opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care verificăm dacă drepturile noastre legitime ca operator prevalează asupra drepturilor dvs. de persoană vizată.
• Dreptul la portabilitate: ne puteți solicita, în condițiile legii, să vă furnizăm datele cu caracter personal pe care le deținem într-o formă structurată, utilizată frecvent și care poate fi citită în mod automatizat (spre exemplu în format CSV). De asemenea, dacă ne solicitați expres, putem să transmitem datele dvs. cu caracter personal unei alte entități, dacă este posibil din punct de vedere tehnic. Vă veți putea exercita dreptul la portabilitate numai dacă următoarele două condiții sunt îndeplinite în același timp: (i) prelucrarea noastră este realizată prin mijloace automate; și (ii) prelucrarea se realizează în baza consimțământului dvs. sau pentru a executa un contract cu dvs.
• Dreptul de a nu fi supus unui proces decizional individual automatizat, inclusiv crearea de profiluri: în prezent, nu vă prelucrăm datele cu caracter personal exclusiv prin procese decizionale individuale automatizate, care să producă efecte juridice în ceea ce vă privește sau să vă afecteze în mod semnificativ, în aprecierea noastră. În cazul în care vom iniția asemenea prelucrări de date cu caracter personal, vom suplimenta această Notă de Informare în mod corespunzător.
• Dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal: aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (www.dataprotection.ro) în cazul în care considerați că v-au fost încălcate drepturile, folosind detaliile de contact ale autorității incluse mai jos. Vă cerem însă respectuos să ne contactați pe noi folosind datele noastre de contact indicate în Secțiunea 11 (Detalii de contact) din această Notă de Informare cu orice plângere sau preocupare pe care o aveți înainte de a lua legătura cu autoritatea.

Autoritatea Națională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal
B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30 Sector 1, cod poștal 010336 București, România
anspdcp@dataprotection.ro

9. CUM NE ASIGURĂM CĂ DUMNEAVOASTRĂ SUNTEȚI PERSOANA LA CARE SE REFERĂ DATELE UTILIZATE DE NOI

În orice situație în care intrați în legătură cu noi, de ex., la exercitarea oricărui drept dintre cele de mai sus, ne rezervăm posibilitatea de a vă solicita informații suplimentare care să ne ajute să vă identificăm. Facem acest lucru pentru a ne asigura că transmitem informații doar persoanelor care au dreptul de a le primi.

Vă putem cere mai multe detalii care să ne ajute să identificăm mai clar datele și informațiile la care vă referiți în solicitarea dvs.

Dacă aveți un raport contractual direct cu noi, va fi suficient să vă identificați prin prezentarea unei copii a actului dvs. de identitate. În cazul în care v-ați schimbat actul de identitate față de cel folosit inițial în raport cu noi, vom putea actualiza informațiile pe care le deținem în legătură cu dumneavoastră.

Dacă sunteți clientul nostru și ne contactați telefonic, vă vom putea identifica prin răspunsurile la câteva întrebări legate de date de identificare ale dvs. pe care ni le-ați comunicat anterior sau de informații privind relația noastră contractuală. Dacă ne transmiteți o solicitare prin email, vă vom identifica după adresa email, dacă a fost deja înregistrată la noi; în caz contrar, vă vom putea solicita informații suplimentare pentru a vă identifica în mod corespunzător, înainte de a da curs solicitării dvs. Similar, dacă ne transmiteți o solicitare prin portalul nostru online, fără a vă conecta la contul dvs. de client, iar gestionarea acesteia presupune identificarea dvs., vă vom contacta la datele de contact pe care ni le-ați transmis pentru a vă identifica în mod corespunzător înainte de a da curs solicitării dvs. La crearea de conturi pe portalul nostru online, vă putem verifica identitatea prin solicitarea de informații suplimentare.

Dacă ne contactați în scris prin poștă sau prin depunerea unei solicitări scrise la sediul nostru, vă rugăm să completați solicitarea cu datele dvs. de identificare și de contact (preferabil numărul de telefon sau adresa email folosite în relația cu noi) și să o semnați. De asemenea, în cazul în care ne solicitați copii ale unor documente care pot include date cu caracter personal, vă rugăm să includeți alături de solicitarea dvs. și o copie a actului dvs. de identitate. În caz contrar, nu vom putea stabili cu precizie identitatea dvs. și vor fi necesare verificări suplimentare, care pot duce la întârzierea soluționării sesizării dvs.

În cazul în care ne scrieți pentru o altă persoană (de ex., pentru proprietarul locului de consum), vom avea nevoie de dovada identității dumneavoastră și a persoanei pe care o reprezentați, precum și de o dovadă a puterilor dvs. de reprezentare a acelei persoane (de ex., o procură emisă de acea persoană). Vă rugăm să ne contactați dacă aveți nevoie de un model de act de reprezentare a unei alte persoane.

În cazul în care ne contactați în legătură cu activități ale unei societăți pe care o reprezentați sau al cărei angajat sunteți, vă putem solicita o confirmare a drepturilor dvs. de reprezentare, care poate însemna un certificat constatator de la Registrul Comerțului sau o împuternicire primită de la persoanele cu drepturi de reprezentare a societății.

Dacă ne contactați în legătură cu obținerea unor copii ale înregistrărilor noastre video de la sediul nostru, va fi necesar să ne transmiteți o imagine cu dumneavoastră și detalii aproximative despre ora la care este posibil să fi fost înregistrat de sistemele noastre.

Dacă ne contactați în legătură cu informații privind interacțiunea dvs. online cu noi prin website-ul nostru, pentru a vă identifica și a da curs solicitării dvs. va fi necesar să ne transmiteți informații despre data și ora aproximativă la care ați interacționat cu website-ul nostru, despre IP-ul pe care l-ați folosit pentru a interacționa cu website-ul nostru și despre echipamentul pe care l-ați folosit pentru aceasta (de ex., telefon mobil, tabletă, computer).

Ne puteți contacta la sediul nostru din Cluj-Napoca, Str. Siretului nr. 24, sau ne puteți scrie la datele de contact indicate în Secțiunea 11 (Detalii de contact) de mai jos dacă doriți mai multe informații sau clarificări privind informațiile sau documentele de care avem nevoie pentru a vă putea identifica pentru a da curs unei solicitări pe care ne-o adresați.

10. VERSIUNILE ȘI ACTUALIZĂRILE ACESTEI NOTE DE INFORMARE

Putem actualiza periodic această Notă de Informare pentru a reflecta orice modificări necesare ale practicilor noastre de protecție a datelor. În astfel de cazuri, vom publica Nota de Informare actualizată pe website-ul nostru și vom indica în Nota de Informare data ultimei actualizări.

11. DETALII DE CONTACT

Pentru a intra în legătură cu noi pentru informații privind felul în care utilizăm datele dumneavoastră sau pentru a exercita unul sau mai multe dintre drepturile indicate în această Notă de Informare, vă rugăm să ne contactați prin e-mail la adresa protectiadatelor@cplconcordia.ro sau prin poștă la adresa noastră de corespondență: România, Cluj-Napoca, Str. Siretului nr. 24, jud. Cluj.